مهارات عملية في التفويض (1)

قد يُظن أن التفويض مجرد تقسيم العمل إلى مهام يمكن للآخرين القيام بها، ولكن عندما يتم تنفيذ التفويض بمهارة فهو يعد بمثابة تمكين الأشخاص من القيام بالعمل الذي يناسبهم بشكل أفضل. فهو يسمح لهم بالاستثمار في أنفسهم بشكل أكبر وتطوير مهاراتهم وقدراتهم. إضافة إلى ذلك ، وهو أمر في غاية الأهمية ، التفويض يسمح للقائد بالقيام بأعمال مهمة أخرى قد تكون أكثر استراتيجية أو ذات مستوى أعلى من الأعمال التي تم تفويضها. بمعنى آخر، السلطة المفوضة هي أكثر من مجرد تحليل العمل. إنها حقًا تقاسم المسؤولية والملكية وصنع القرار. السلطة المفوضة هي سلطة مشتركة. يمكن لتفويض السلطة أيضًا تحسين الكفاءة من خلال جعل المزيد من الموظفين مسؤولين عن أعمالهم وأنشطتهم. مما يسمح بإنفاق وقت وطاقة أقل على المراقبة والإدارة الدقيقة للموظفين ذوي الكفاءة. ونتيجة لذلك، يصبح فريقك أكثر قدرة وإمكانية في تحقيق أداء أعلى. التفويض يدور حول تكليف شخص آخر بالقيام بأجزاء من وظيفتك وإنجازها بنجاح، فالعناصر المركزية لكيفية تفويض السلطة ثلاثة عناصر هي: أولاً: السلطة في سياق المنظمات، السلطة هي قوة وحق الفرد في استخدام وتخصيص موارده بكفاءة، ويشمل ذلك القدرة على اتخاذ القرارات وإعطاء الأوامر لتحقيق الأهداف والغايات التنظيمية. يجب أن يكون هذا المكون محددًا بشكل واضح دائمًا. يجب على كل شخص لديه سلطة أن يعرف نطاق سلطته. في الأساس، هذا هو الحق في إعطاء الأمر، مما يعني أن الإدارة العليا تتمتع دائمًا بأكبر سلطة. فهناك علاقة تكافلية بين السلطة والمسؤولية. لذا، فإن السلطة، وخاصة السلطة في الإدارة، يجب أن تكون مصحوبة دائمًا بقدر متساوٍ من المسؤولية إذا أردنا إكمال المهمة بنجاح. 2. المسؤولية يشير هذا إلى تفاصيل ونطاق الفرد لإكمال المهمة الموكلة إليه. فالمسؤولية دون سلطة كافية يمكن أن تؤدي إلى: • السخط • عدم الرضا • الصراعات • الإحباط للفرد وبينما تتدفق السلطة من أعلى إلى أسفل، فإن المسؤولية تتدفق من أسفل إلى أعلى. تتحمل الإدارة الوسطى والإدارة ذات المستوى الأدنى المزيد من المسؤولية. 3. المساءلة وعلى عكس السلطة والمسؤولية، لا يمكن تفويض المساءلة. بل هو متأصل في منح المسؤولية نفسها، فأي شخص يشرع في إنجاز مهمة وتولي وظيفة في شركة يصبح مسؤولاً عن نتيجة جهوده.المساءلة، باختصار، تعني أن تكون مسؤولاً عن النتيجة النهائية. المساءلة تنشأ من المسؤولية. فالسلطة تتدفق إلى الأسفل، في حين تتدفق المساءلة إلى الأعلى. يجب أن يكون التدفق التنازلي للسلطة والتدفق التصاعدي للمساءلة هو نفسه في كل منصب في التسلسل الهرمي للإدارة. لماذا يمكن أن يكون تفويض العمل صعباً للغاية؟ يعد التفويض من أهم المهارات التي يجب أن يتعلمها المدير. ليس المدير وحده هو الذي يستفيد، بل يستفيد الجميع من التأثير الإيجابي للتفويض، بدءًا من مرؤوسي الفريق وحتى المؤسسة بأكملها. على الرغم من أن ما يقرب من 50% من المؤسسات تزعم أنها تشعر بالقلق إزاء مهارات التفويض لدى قادتها، إلا أن 28% منها فقط تقوم بتدريب مديريها على مهارة التفويض. من المحتمل أن تسمع العديد من العبارات المتضاربة إذا سألت زملاءك عن كيفية تفويض العمل. فيما يلي بعض عبارات التفويض التي تشير إلى مشكلة أساسية: • أنا سيئ في تفويض المهام • التفويض مهمة شاقة وأنا أفضل الابتعاد عن المشاكل • لا أعتقد أن أحد أعضاء فريقي يمكنه القيام بعمل رائع، لذا يجب أن أفعل ذلك • أفضل القيام بالأشياء بنفسي • ليس لدي الوقت لتفويض شخص آخر وتعليمه كيفية القيام بالمهمة إذًا، لماذا لا يحدث التفويض بالقدر الذي ينبغي؟ تؤكد الأبحاث التي أجرتها مجلة Harvard Business Review أن بعض الأشخاص لا يشعرون بالارتياح عند اتخاذ قرارات من شأنها أن تزيد عبء العمل على زملائهم. بالنسبة للعديد من المديرين، قد يؤدي التفويض أيضًا إلى الشعور بالذنب والقلق. تكشف الأبحاث أن القيادات النسائية تشعر بالذنب تجاه التفويض أكثر من القادة الذكور. لدى المديرات ارتباطات أكثر سلبية بالتفويض، مما يؤدي إلى قيامهن بالتفويض بشكل أقل من الرجال، كما أن تفاعلهن مع مرؤوسيهن أقل جودة عندما يقومون بذلك. من المهم أن تتذكر أن التفويض لا يعني أنك لا تستطيع التعامل مع الأمور بنفسك أو أنك لست مديرًا جيدًا. التفويض هو أداة تساعدك على تحسين سرعة الأداء، كما أنه يحسن قدرتك على تحديد المشاريع التي يمكن تنفيذها من قبل الآخرين الذين قد يستفيدون من خبرة القيام بالعمل. سنتحدث في المقال القادم حول «الأسباب التي تجعل القادة يواجهون صعوبة في التفويض». @hussainhalsayed