نصائح لمساعدتك على القيام بأكثر من مهمة بفعالية

• تقارير و تحليلات >
• 24 أكتوبر 2016 , 01:25ص

القاهرة - لوسيل

إدارة أكثر من مشروع في الوقت عينه ليس بالأمر السهل، فقد تفقد تركيزك بسهولة نتيجة لعدم توفر الكثير من الوقت. أعلم ذلك جيدًا كوني مررت مسبقًا بهذه التجربة وكذلك أيضًا معظم المهنيين حول العالم. لا تقلق، إذ يمكنك النجاح في إدارة أكثر من مشروع في الوقت عينه وإنجاز كافة مهامك بسهولة.
كل ما تحتاجه هو إعداد خطة محكمة واتباع بعض الخطوات البسيطة. يقدم لك خبراء، ما يلي لمساعدتك على إدارة أكثر من مهمة بفعالية:
1. قم بإعداد قائمة بمهامك اليومية
لا تعتمد على ذاكرتك فقط لتذكر كافة المشاريع والمهام التي يتعين عليك تنفيذها، فذلك لن يفيدك على الإطلاق! قم بإعداد قائمة بالمشاريع التي تعمل عليها حاليًا وبالمهام التي يجب عليك إنجازها في كل مشروع. واحرص على تحديد الوقت الذي يلزمك لأداء كل مهمة وحدّد لها موعدًا نهائيًا.
2. احرص على تخصيص وقت إضافي
فكّر جيدًا عندما تقوم بتخصيص وقت محدد لكل مهمة على القائمة، ومن ثم قم بضرب الوقت بـ1.2. فبهذه الطريقة سيكون لديك 20% وقت إضافي في حال فاتك الموعد النهائي. حيث يمكن استغلال الوقت الإضافي لمراجعة عملك والتأكد من دقة التفاصيل.
3. قم بتخصيص وقت محدد لكل مهمة
لن تحتاج فقط لتحديد المدة التي تلزمك لإكمال مشروع معين، بل ستحتاج أيضًا إلى تحديد التاريخ والوقت لبدء العمل على كل مهمة. فإن لم تخصص وقتا معينا لكل مشروع، ستفشل حتمًا في تنظيم وقتك. وبالنسبة لأكثر المهام تطلبًا، قم بتحديد وقت تقوم خلاله بإغلاق جهاز هاتفك وإيقاف كافة التنبيهات كي تتمكن من التركيز لبضع ساعات.
4. قم بأداء مهمة واحدة فقط تتطلب الابتكار كل يوم
ضِيق الوقت قد يحد من قدراتك الإبداعية، وستبدأ بالاستياء من العمل، فالمهام التي تتطلب التفكير بشكل مبدع ومبتكر، تحتاج إلى المزيد من الوقت والطاقة، لذا من الأفضل القيام بمهمة واحدة معقدة ومهمتين بسيطتين كل يوم.
5. ارفض القيام بمهام إضافية
إن كنت قادرًا على تحمّل المزيد من المهام، يمكنك إضافتها إلى قائمتك اليومية. وإن لم تتمكن من أدائها، كن صريحًا وارفض ذلك، حيث يمكنك القول ببساطة بأنه لا يوجد لديك الوقت لتنفيذ مشروع جديد. وتذكر بأنه ليس من اللائق قبول مهام إضافية وعدم النجاح في أدائها في الوقت المحدد.
6. تجنب العمل دون توقف
احرص على أخذ استراحة بين كل مهمة، قم بالسير في أنحاء المكتب أو تحدّث مع زميلك لبضع دقائق. فذلك سيساعدك على استعادة نشاطك وتركيزك وسيحفزّك على العمل على المهمة التالية بتركيز أكبر.
7. لا تؤجل مهامك
تجنب هدر وقتك عندما يكون لديك مهمة مستعجلة يجب إنجازها خلال فترة قصيرة. لا تواصل في تأجيل مهامك، حيث ستبدأ بالشعور بالتوتر والهلع عند اقتراب الموعد النهائي للمهمة.. تجنب المماطلة بأي ثمن.