يعمل مديرو المشاريع تحت ظروف صعبة، باستخدام مهارات عديدة وتحديد أطر زمنية مناسبة لضمان تحقيق نتائج إيجابية للشركات، كما أنهم يبذلون جهودا كبيرة لنجاحها، خصوصا في العالم المليء بتكنولوجيا المعلومات والبرمجيات، حسبما ذكر موقع سي.آي.أو الأمريكي.
وتبحث شركات إدارة المشاريع عن أفضل الأساليب والحيل لتحسين مهارات إدارة المشاريع باستخدام العوامل التالية: الاتصال وإدارة الوقت وبناء مجتمع العمل والأطر، ومتابعة سير العمل وجدولة المشاريع والقيادة وفيما يلي أفضل الاستراتيجيات بناء على العوامل المذكورة:
- الاتصال:
الاتصال يعد إحدى أهم المهارات التي يتميز بها مديرو المشاريع، إذ إنهم يجرون الاتصال مع موظفي الإدارة العليا وأعضاء فريق المشروع التقني وإدارة الشؤون المالية والموارد البشرية والعملاء الخارجيين، ويمكن أن تفشل المشاريع بسهولة أكبر دون اتصال متكرر ومفتوح وصريح حول الأهداف والعقبات والحلول والتوقعات.
وقد تتغير الأولويات وخطط المشاريع، ويمكن أن يحدث تقصير في المواعيد النهائية، ولكن الاتصالات يجب أن تبقى متسقة، وتعد رسائل البريد الإلكتروني والاجتماعات والتقارير وخطط المشروع، أدوات لتسهيل الاتصال الفاعل، ويتعين على مديري المشاريع العمل للحفاظ على الاتصال المفتوح.
- إدارة الوقت:
يواجه مديرو المشاريع عوائق لا تنتهي في أماكن العمل الحديثة، ويجب عليهم أن يمتلكوا مهارة عالية خاصة الحفاظ على الفرق ومشاريعها في الوقت المحدد وعلى الطريق الصحيح، إذ تُعد إدارة الوقت بفاعلية من المهارات الأساسية في المؤسسات.
ويشير خبراء استراتيجيات الأعمال التجارية الصغيرة إلى أنه ينبغي للمديرين ملاحظة المهام التي يجب إنجازها في ترتيب معين.
- بناء مجتمع العمل:
يعمل فريق المشروع على أساس متين من الثقة والاحترام المتبادل والمساءلة، لذلك فمن المهم للغاية تأكد المدير من تهيئة بيئة العمل ليصبح صوت كل فرد في الفريق مسموعا، ويتم الاعتراف بجهوده وتقييم إسهاماته.
ويعد دعم كبار المسؤولين التنفيذيين والعملاء وفرق المشروع أمرا بالغ الأهمية لنجاح المشاريع، لأن المشاريع تتميز بطبيعة ديناميكية، وبالتالي، دعم جميع الأشخاص الرئيسيين في المؤسسة يكون عاملا مهما في الحفاظ على مواصلة العمل، وينطبق بشكل خاص عندما تسوء الأمور.
- وضع الأطر المناسبة والجدول الزمني للمشروع:
يجب على مدير المشروع أن يلعب دورا بناء في إزالة العقبات أمام فرقه، وهذا يسهم في الحفاظ على المشاريع في إطار متفق عليه، وجعل العمل أكثر كفاءة وإبقاء كل شيء في الموعد المحدد.
وعليه التأكد من إنجاز المشاريع بفاعلية أكثر وعدم تأجيل عمل اليوم إلى الغد إضافة إلى إزالة العقبات التي تمنع أعضاء الفريق عن إنهاء العمل.
- القيادة:
القيادة تساعد فرق المشروع على التغلب على العقبات، وبناء قوتها، وتحفيزها على المثابرة عندما تكون الأمور صعبة، وليس مجرد تخصيص الموارد والالتزام بالمعايير.
ويجب أن يكون مدير المشروع على دراية وثيقة مع نقاط القوة والضعف لكل عضو الفريق، وأن يتعرف على مواهب وقدرات كل عضو، ومن شأنه أن يدرك جيدا من منهم قادر على الاضطلاع بوظيفة معينة.
المصرف يحصد جائزة التميّز في المعالجة المباشرة للدفعات الخاصة (STP) من سيتي
